Formas de trabalhar com arquivos grandes no Word sem que ele trave

O que fazer quando você está trabalhando naquele original de 500 páginas no Word, que do nada resolve começar a travar?

, 22 de junho de 2016

Só quem usa o MS Word para fins profissionais sabe quanta dor de cabeça ele pode dar quando as alterações controladas começam a pesar até mais do que o próprio arquivo.

É por isso que hoje tenho três dicas testadas e aprovadas para tentar diminuir os travamentos causados pelas alterações controladas no Word.

Usar visualização “final” das alterações controladas

Ao mudar o tipo de visualização das alterações, o arquivo acaba ficando “mais leve” e mais fluido. Essa é a estratégia mais prática e a minha preferida. Para mim, é a melhor estratégia a se usar quando o arquivo em que você está trabalhando não é muito grande, mas acabou aumentando de tamanho por causa das alterações.

Se você usa o Office 2013 ou 2016, é bem simples: basta clicar sobre a linha cinza que fica na margem esquerda do texto alterado.

visualizacao-simples

Se usa uma versão anterior, vá até a aba Revisão e escolha a opção “Final”. Usando essa opção, você trabalhará sem ver as alterações controladas, mas, quando voltar ao modo “Final com Marcações”, poderá vê-las novamente.

Dividir o arquivo em partes menores

Essa estratégia pode dar um pouco mais de trabalho. Ela também dificulta, por exemplo, o uso de macros (você terá de repeti-las a cada arquivo) e outras ferramentas de verificação.

Outro problema é que, ao juntar tudo depois de concluir o trabalho, você perde as alterações controladas se usar o “copiar e colar”.

A boa notícia é que existe uma forma de juntar arquivos sem perder as alterações. Vá até a aba Inserir, Objeto, Texto do Arquivo. Escolha os arquivos que precisa juntar e pronto! : )

texto-do-arquivo

Trabalhar sem alterações controladas e usar a ferramenta “comparar”

A última dica pode também ser útil para quem não gosta das alterações controladas. Quando receber o arquivo para revisão, separe o arquivo original daquele em que vai trabalhar. Salve-os com nomes diferentes em uma pasta. Quando terminar de fazer suas sugestões no arquivo de trabalho, use a ferramenta Comparar (aba Revisão, Comparar, Comparar). O arquivo resultante da comparação virá com alterações controladas fresquinhas para você aproveitar.

comparar-arquivos-Word

Dica bônus: diminua o tempo de salvamento da Autorrecuperação

De tempos em tempos, o Word salva um arquivo de recuperação automaticamente. Quando o programa trava, é a ele que recorremos caso o salvamento manual não tenha sido feito. Para diminuir os intervalos em que ele executa o procedimento, vá até o menu Arquivo, Opções, Salvar, Salvar Informações de AutoRecuperação (sic) a cada … minutos. Escolha o tempo que acha adequado e clique em OK.

salvamento-automatico-Word

Você tem a indicação de mais algum macete bacana para trabalhar em arquivos pesados no Word? Compartilhe conosco nos comentários. :)


Escrito por Carol Machado,
em 22 de junho de 2016.
Mestranda em Ciências da Linguagem na Universidade Nova de Lisboa. Graduada em Letras pela PUCRS. Revisora desde 2008. Autora do Manual de Sobrevivência do Revisor Iniciante. :)
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